Calcular ROI de acciones de Recursos Humanos con Excel

Calcular ROI de acciones de recursos humanos

En el fichero excel que te adjuntamos al final de este artículo te presentamos una calculadora para medir el coste de una acción de recursos humanos para mejorar la satisfacción de los empleados, productividad y clima laboral. Cuantificar este tipo de iniciativas puede ser complejo pero en el excel adjunto intentaremos utilizar algunos parámetros conocidos por la empresa como son salario medio de empleados, días medios de bajas por enfermedad, tiempos en pausas para café y tabaco, … para intentar objetivar o por lo menos tener un orden de magnitud de el ahorro producido por este tipo de acciones. La hoja se puede personalizar para cuantificar el coste y beneficio para cualquier empresa.

El coste de la iniciativa de la que queremos medir el ROI, el programa de “fruta en la oficina”, viene de un coste estimado de suministro de la fruta hasta la oficina y los materiales de comunicación del programa en base al tamaño de la oficina y número de días por semana que se plantea la acción. Estos son los dos primeros campos que hay que personalizar en el excel para tener una buena estimación del coste de la iniciativa.

Para estimar los beneficios de la acción hemos considerado tres posibles líneas diferentes, aunque en este caso veremos que la acción se justifica normalmente sólo con una de las líneas dado el bajo coste y altos beneficios de esta acción de recursos humanos:

  1. Ahorro de tiempo perdido en pausas por los trabajadores. Los empleados utilizan menos tiempo en una pausa para comer fruta que si salen a tomar café u otro tipo de snack. Muchas veces la fruta se toma mientras se trabaja o se tiene una reunión con compañeros. Podemos introducir el número de minutos por día que estimamos de este ahorro y en base al salario medio del empleado (personalizable en la hoja de datos) nos estimará el ahorro.
  2. Reducción de ausencias o bajas por enfermedad. Una alimentación más saludable y rica en vitamina C y otras vitaminas y minerales de la fruta nos llevará a reducir el número de catarros, gripes y otras enfermedades más graves. Aquí se estimará en base a un porcentaje de reducción de los días de baja medios por empleado y año (parámetro personalizable en la hoja de datos). Este número puede ser difícil de estimar el primer año pero se podrá medir la mejora tras la implantación de la medida. Para hacerlo bien deberíamos utilizar comparativa anual media con el mercado y no una medida de un año a otro ya que la incidencia de alergias y virus varían de un año a otro.
  3. Mejora de productividad. Los empleados valoran la acción por parte de la empresa de la iniciativa y su satisfacción, esto redunda en mayor productividad. También un mejor estado de ánimo al poder tomar un snack saludable entre horas mejora la eficiencia en el trabajo. Este parámetro es el más complejo de cuantificar ya que dependerá del puesto y persona pero se pueden establecer parámetros vinculados a la encuesta de clima laboral y otras formas objetivas de medición de la satisfacción, la vinculación con la productividad es más compleja. El porcentaje de la hoja de cálculo para calcular ROI de acciones de recursos humanos está vinculado al salario del empleado, como un parámetro para vincularlo a su aportación a la empresa, ya que el salario debería estar vinculado a la contribución y la mejora de productividad también.

Junto a cada línea se presenta el importe económico aportado para la empresa definida por sus empleados y días de “fruta en la oficina”. Finalmente se presenta la diferencia entre coste y beneficio, y el ROI de la acción. Un ROI por encima del 100% significa que los beneficios cuantificados económicamente son mayores que el coste de la acción. En el gráfico adjunto se puede observar el coste del programa “fruta en la oficina” y el beneficio aportado por las tres líneas de mejora que nos aporta la acción.

Además fiscalmente es una acción muy interesante para empresa y empleado ya que es un gasto de la empresa del que se puede deducir a diferencia de otras acciones hacia el empleado que deben contabilizarse como retribución en especie y/o incrementan la base de cotización a seguridad social.

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Y otros casos de éxito y artículos interesantes en nuestro blog fruta en la oficina.

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